動物病院の事務作業を知っていますか？
動物病院にはどのようなデータがあるのか
動物病院には、人間の病院と同じように病歴などを記したカルテがあります。
このカルテは、お客さまのペットの健康管理をするうえで欠かせないものであり、動物病院の財産です。
昔の動物病院ではカルテは紙に記入してファイルに保管するのが当たり前でしたが、最近ではパソコンなどを使って記録する電子カルテのシステムが普及しています。
電子カルテを使うことで、過去の記録の検索や管理が楽になり、お客さまの数が増えてもすぐに情報を見つけて対応することができるので、受付業務の効率化とスピードアップにつながります。
電子カルテは今、新規開業の動物病院では当たり前となりつつあります。
お客さまが不満を感じている点とは？
動物病院でお客さまがストレスに感じやすい点としてあげられるのが、待ち時間の長さです。
人間の病院でもときどき「2時間待って診察が3分」などと言われることがあるように、病院は需要を予測することが難しく、どうしても待ち時間が長くなりがちです。
しかし最近は診療予約管理システムを導入する病院も増えてきて、待ち時間が短くなる傾向があります。
動物病院でも、診療予約管理システムの導入は有効です。
スマホやパソコンからシステムに予約を入れてもらうことで、お客さまの待ち時間を従来よりも大幅に減らすことができて、顧客満足度を向上させることができます。
現在は動物病院の数が増えているため、お客様は何か不満があったときには、何も言わずに別の病院に行ってしまいます。
診療予約管理システムは、お客様にとってメリットの大きいものであり、リピート率の向上に寄与します。
病院の会計はなぜ時間がかかるのか？
病院の待ち時間といえば、診察までの待ち時間がよく言われますが、実は診察後の支払いまでの待ち時間もあります。
支払いまでに時間がかかるのは、診察内容を金額に換算したり、保険が使われる場合の処理をおこなったり、ミスが許されない事務作業が多いからです。
金額が確定した後も、支払い時に釣り銭の計算や受け渡しなどに時間がかかります。
最近では、自動精算機やセルフレジを導入することで、診療費の支払い、釣り銭の受け渡し、日々の締め作業などを自動化して効率を高めている病院が増えています。
金銭の計算や授受を機械に任せることで、業務効率化や待ち時間の短縮が望めます。
自動精算機は、ミスの許されない金銭の計算や受け渡しに対するスタッフのプレッシャーやストレスの軽減に非常に有効です。自動精算機を導入することで、経験の浅いスタッフでも安心して雇えるようになったとの声をいただいています。
自動精算機の導入メリット
DXは何から始めるのがよいか？
電子カルテ、診療予約管理システム、自動精算機の3つのうち、最も簡便に導入できる割には、DX化のメリットを大きく感じられるのが自動精算機です。
そこで後半では、業務負担の大きい会計業務のセルフ化・自動化を実現する、自動精算機にスポットをあてて紹介したいと思います。
最近では、コンビニやスーパーなどの日常的に利用する店舗への導入も進んでいることから、自動精算機やセルフレジを見かける機会が増えたと感じる人が多いでしょう。
医療業界においても、業務効率化や省人化対策として、病院やクリニックにおける自動精算機の普及が進んでいます。
動物病院と自動精算機の歴史
動物病院は、獣医師が飼育動物の診療を行う施設です。
動物病院の起源をたどると、日本では古事記に登場する白兎の話から始まります。隠岐の島に住む白兎が、サメを騙して橋にして海を渡ったのですが、怒ったサメに生皮を剥がれてしまいます。痛みに苦しんでいた白兎を大国主神が助けたのが獣医の始まりです。
その後、飼育動物としての馬を診る医師が重要な役割を果たし、江戸時代には犬医師や牛医師も現れました。
明治時代になると、西洋の獣医学が導入され、獣医学校が設立されました。現代では、様々な動物種の診療を行う動物病院が全国に広がっています。
一方、自動精算機とは、運賃や料金を徴収するために設置されている機械のことです。
自動精算機の歴史は、古代エジプトの聖水の販売装置から始まり、日本では1960年代から缶ジュースの自動販売機や鉄道切符の自動券売機が普及したことで、一般的にも馴染みが深いものになりました。
その後、自動精算機は情報処理に対応することで複雑な会計計算をこなすようになり、キャッシュレス決済にも対応するように進化して、ホテルや駐車場、病院など様々な場所で利用されるようになりました。
自動精算機は、時代のニーズに応えて効率や利便性を高める機械として、今もなお変化し続けています。
自動精算機のメリットとデメリット
一般的に自動精算機には以下のような6つのメリットがあります。
①会計業務の省人化
自動精算機では、お客さまがご自身で端末を操作して支払いをおこなうため、スタッフによるレジ操作や金銭の授受が不要になります。これによって経験の浅いスタッフでも安心して業務に取り組むことができるようになります。
②キャッシュレス決済対応
自動精算機ではもちろん現金による支払いもできますが、クレジットカード、電子マネー、QRコード決済などを利用するとさらにスピーディに支払いを済ませることができます。
急な来院で現金が用意できなかったお客さまなどが、ニーズに合わせた支払い方法を選べるようになります。
③待ち時間の短縮
窓口での金銭の授受がなくなり、またキャッシュレス決済を選べば迅速に支払いが済むため、会計待ち時間が短縮されて、院内の混雑が緩和されます。お客様の満足度向上にも寄与して、リピート率が高まります。
④会計ミスの低減
スタッフの釣り銭の渡し間違いや入力ミスなどを削減できるので、違算金・会計ミスを低減することができます。人の手による日々の検算作業なども不要になります。
⑤締め業務の簡略化
自動精算機は売上管理作業も自動でおこなってくれるので、レジを締めるときの確認作業が不要になり、スタッフの業務時間が短縮されてストレスが低減されます。スタッフの定着率向上に役立ちます。
⑥ホスピタリティの向上
会計業務にかかわる時間が短くなるため、スタッフはその時間を他の院内業務や接客にあてることができます。その結果、ホスピタリティが向上し、リピーターの獲得につながります。
一方で、お客さまが操作に慣れず導入当初は説明に時間がかかってしまったり、機械の故障や誤操作などのトラブルが起きた際にスタッフが対応できずに困ったなどの話も聞きます。
自動精算機で国内最大シェアを持つアルメックスでは、そんなトラブルの時でも24時間365日コールセンターによる電話での対応や遠隔操作でのテクニカルサポートなど、安心のサポート体制でお客さまの業務を強力にバックアップしています。
お客さまにとってもメリットが大きい自動精算機
業務のDX化は、一般的にお客さまのためというよりも、内部スタッフの業務効率化のためであると考えられています。
しかし、動物病院のようにスタッフとお客さまが密接にかかわる場所においては、スタッフの業務を効率化することが、即座にホスピタリティの向上につながります。
また、デジタル機器を操作するお客さまの側にとっても、利便性の向上による満足度の高まりは計りしれません。
以前は使えなかった電子マネーやQRコード決済が使えるようになれば、ポイントなどの面でお客さまのメリットも大きくなります。
動物病院はただのサービス業ではなく、お客さまの家族であるペットの健康と命を預かる場所です。
そこで働く医師やスタッフはみな動物が好きで、お客さまやそのペットのためにもっと何かしてあげられることはないかと常に考えています。
医療も進歩していますが、病院の運営に必要な機器やシステムも日進月歩で進化しています。
アルメックスは病院やホテルにおける自動精算機の導入で、国内ナンバーワンのシェアを誇っています。そんなアルメックスが開発したのが動物病院専用自動精算機「FIT-A」です。動物病院の経営にお悩みの方は、ぜひ一度ご検討下さい。
＜執筆者プロフィール＞
・執筆者：内田浩樹
・所属：株式会社アルメックス 構造改革本部 企画部
・経歴：
株式会社アルメックスに新卒で入社、入社24年目。入社後の最初の3年間は営業部門で働き、その後新製品導入チームに異動し、10年間開発部門に在籍しました。その経験を通じて会計や会社の仕組みに興味を持ち、経営企画に転身し、7年間の経験を積みました。現在は、新しい取り組みやアルメックスのデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進を担当する構造改革本部で、自社利用システムの導入と運用管理に携わっています。
・保有資格：
マーケティングビジネス実務検定B級、簿記2級、第2種電気工事士、普通自動車免許、防災士など
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