ホテル・旅館の予約管理をIT化するホテル管理システム（PMS）とは？
ホテルや旅館といった宿泊業界でも、近年、業務のIT化・DX推進がトレンドになりつつあります。そして、そのIT化の中心ともいえるのが、宿泊部門の業務をデジタル化するホテル管理システム（PMS:Property Management System）の導入です。
ホテル管理システム（PMS）にはさまざまな機能があります（以下は一例です）。
・予約管理
・客室状況管理
・フロント管理
・顧客管理
・データ集計・分析
・帳票作成、など
こうした機能はどれも、ホテル業務の効率化やスタッフの負担軽減、営業方針・経営方針の策定などに役立ちます。
さらに、予約管理のIT化ツールにはサイトコントローラー（チャネルコントローラー）というものもあります。
サイトコントローラーは、「楽天トラベル」や「じゃらん」といった外部のインターネット予約サービスや、JTBなど大手旅行会社の予約サービスなどを一元管理できるシステムです。
複数の宿泊予約サービスを利用するホテルでは、電話予約や自社サイトからの予約に特化しているホテルに比べて顧客獲得機会は増えます。一方で、各サービスを経由してきた予約情報をまとめ、残室情報を各サービスに素早く反映させるという管理業務が発生します。
もしこの作業を怠れば、ダブルブッキングや予約機会の損失というリスクにつながってしまいます。
このリスクを解消するのがサイトコントローラーです。
最近では施設規模を問わず多くのホテルや旅館が宿泊予約サービスを利用していますから、ホテル管理システム（PMS）を導入する際はサイトコントローラーとの連携機能も重要なポイントといえるでしょう。
ホテル予約管理をシステム化するメリット
ホテル管理システム（PMS）やサイトコントローラーでホテルの予約管理業務をIT化するメリットについて、もう少し詳しく説明します。
予約管理業務の効率化
紙の台帳やエクセルを使った昔ながらの予約管理では、入力や修正ミスなどのリスクを完全に避けられません。
ミスが発生すれば修正作業に手間がかかりますし、ミスを避けるためのチェック作業にも時間がかかってしまいます。ホテル予約システムをIT化すれば、こうした作業や手間を最小限に抑えることが可能となります。
またホテル管理システムでは、客室の利用状況や清掃対応などもシステムで管理できるうえに、受付・精算に関しても登録されている予約情報や顧客情報を活用できるため、チェックイン・チェックアウトの流れをスムーズにすることができます。
スタッフの負担軽減
上述した「予約管理業務の効率化」は、そのままスタッフの負担軽減につながります。
これまで事務作業に使っていた時間と労力を顧客サービスに向けることができ、顧客満足度やホテル全体の売り上げ向上にもつながります。
予約機会の損失を抑える
自社予約サイトや宿泊予約サイトを利用すれば、24時間365日予約の受付が可能になります。
電話予約で発生していたスタッフ不在や受付時間外による取り逃しもありませんし、顧客自身も予約可能日を自分で確認できるので、スムーズに予約を行うことができるようになります。
ダブルブッキングを防ぐ
ホテル管理システム（PMS）とサイトコントローラーを連携することで、電話予約、自社サイト、外部サイトそれぞれからの予約情報の一元管理が可能となり、ダブルブッキングを防ぎ効率的な施設運用を行うことができます。
顧客情報の登録と活用
ホテル管理システム（PMS）に顧客の基本情報や特記事項（趣味や嗜好・アレルギーなど）を登録しておけば、リピーター対策や今後の顧客サービスの向上に役立てることが可能です。
営業計画・経営計画のサポート
ホテル管理システム（PMS）には売り上げデータが蓄積されています。
こうしたデータを分析・活用すれば、新しい集客企画や設備投資といった、営業計画・経営計画に役立てることができます。
ホテルと旅館でニーズは違う？ 活用事例からみた予約管理システムの特徴
これまで「ホテル予約管理システム」を中心に説明してきましたが、ホテル管理システム（PMS）やサイトコントローラーなどのITツールは、もちろん旅館でも活用することができます。
しかし、ホテルと旅館には「洋式の構造及び設備を主とする施設」か「和式の構造及び設備を主とする施設」という構造的な違いに加え、接客スタイルや食事サービスなどのオペレーションにも多少の違いがあります。
(参照：厚生労働省「旅館業法概要」)
この点から管理システム（PMS）などのITツールも、それぞれの業態と運用に合ったものが必要となります。
たとえば、純和風旅館では「料理通し表」や「お布団をひくタイミング」をシステム上で管理し関係スタッフ全員で共有する、顧客の料理リクエストをタブレット入力で管理する、などの事例があります。
ホテルも旅館も、立地や規模、顧客層などによって業務の流れは異なります。それぞれのニーズに合ったシステムを導入することが、予約管理システムDX・IT化成功のカギといえるでしょう。
まとめ
今回の記事では、予約管理システムをDX・IT化するためのツール紹介や導入メリット、利用シーンからみた予約管理システムの特徴などをご紹介しました。
どのような宿泊施設でも、IT化によるメリットがあることをご理解いただけたのではないでしょうか？
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