宿泊管理システム(PMS)とは？
宿泊管理システムは「Property Management System」の頭文字を取ったPMSという略称で呼ぶこともありますが、「宿泊施設などを管理するシステム」と覚えておくとよいでしょう。
この宿泊管理システム(PMS)は、国内外の企業がサービスを提供していますが、それぞれに特徴や強みがあります。ほぼすべての製品に共通する主な機能としては、「予約管理」「客室状況管理」「フロント管理」「顧客管理」「データ集計・分析」「帳票作成」などがあります。
宿泊管理システム(PMS)の主な機能
ほとんどのシステムに共通する主な機能について説明します。なお一般的に「ホテル管理システム」と呼ばれていますが、近年は多くの旅館への導入が進んでいます。
予約管理
宿泊予約を管理する機能です。電話による予約、自社サイトや外部の宿泊予約サイトからの予約などをシステムで一括管理することで、予約の取りこぼしやオーバーブッキングといったトラブルを防止できます。
予約関連の業務負担が減るため、顧客対応により集中できる点がメリットです。
客室状況管理
客室の利用状況、清掃の状況、予約の有無や内容などの把握や変更を行う機能です。
施設全体の客室の状況をシステムでまとめて管理できるため、業務効率の改善に役立ちます。
フロント管理
顧客の滞在情報を管理したり、チェックイン・チェックアウト時の精算を行うといった、フロント業務を支援する機能です。
顧客管理
氏名や住所、連絡先などの基本的な顧客情報はもちろん、利用履歴、趣味や嗜好、アレルギーなどの細かな情報を管理・蓄積する機能です。
顧客それぞれのニーズに合った、きめ細かな「おもてなし」の提供に役立ちます。
データ集計・分析
予約経路（電話、自社サイト、外部サイトなど）ごとの売り上げ比率、企画ごとの売り上げ、館内施設の稼働率など、さまざまなデータを集めて分析する機能です。
販売経路やプランの企画、設備投資など、営業戦略や経営戦略を検討・決定する際に活用することができます。
帳票作成
売り上げ日報をはじめ、各種会計帳簿を作成する機能です。請求書や領収書を転記したり、手作業で計算を行ったりする手間が不要になるため、業務負担が軽減され、かつ人為的なミスも大幅に減らせるといったメリットがあります。
宿泊管理システム(PMS)を旅館の業務にも活かせるのか？
ホテルも旅館も、宿泊施設であることに違いはありません。ではホテルと旅館の違いとは何でしょうか？
厚生労働省が公開している定義によると、ホテルとは「洋式の構造及び設備を主とする施設」、旅館とは「和式の構造及び設備を主とする施設」です。また一部の民宿も旅館に含まれます。
(参照：厚生労働省「旅館業法概要」)
つまり、基本的には「洋式」「和式」の違いとなり、宿泊という基本的なサービス内容はもちろん、予約管理や客室管理、顧客管理といった業務の流れやその内容に大きな違いはありません。
一方で、細かなサービスには違いもあります。たとえば純和風旅館では、宿泊客のニーズに合わせた「料理のリクエスト」や「提供するタイミング」「布団をひくタイミング」などを複数の接客スタッフ（中居さん）が共有し、細やかな対応を行っています。
宿泊管理システム(PMS)の中には、こうした旅館ならではのサービスをサポートしているものや、中にはタブレット端末と連動し、スタッフ同士の情報共有を強力にサポートするサービスもあります。
とはいえ、旅館業務に特化した宿泊管理システム(PMS)であるなしに関わらず、システム導入は旅館の基本業務に十分なメリットがあるという点は共通していると言えます。
施設のニーズに合った宿泊管理システム(PMS)導入のポイント
一括りに宿泊管理システム(PMS)といっても、システムの基本的な仕組み、細かな機能、導入や運用にかかる費用などは、サービスによりさまざまです。
この点からもシステムを導入する際は、自分たちの施設の特徴、ニーズに合ったものを選ぶ必要があります。ここでは3つの導入ポイントをご紹介します。
業務形態や業務の流れに合っているか？
宿泊管理システム(PMS)を選定するにあたり一番重要な要素です。どんなに使いやすくてセキュリティが高いシステムでも、そもそも自分たちの業務に必要な機能が備わっていなければ意味がありません。
ホテルと旅館では設備の構造が違いますし、同じホテルでも駅前のホテルとリゾートホテルではサービス内容も変わってきます。
まずは施設の特徴、サービス内容、業務の流れなどを把握したうえで、各製品の機能説明や機能比較表などを参考に比較検討を行います。
従業員にとって使いやすいか？
従業員がシステムを使えるかどうかも重要です。機能は十分でも、操作が複雑で現場のスタッフが使いにくい・操作を覚えるのに時間がかかるようでは、かえって業務の効率は下がります。
「クラウド型」か「オンプレミス型」か？
「クラウド型」というのはインターネット経由でシステムを利用する提供形態です。これに対し「オンプレミス型」は、自分たちの施設内にサーバーを設置してシステムのソフトウェアをインストールして利用する方式です。
インターネットを経由しないオンプレミス型はセキュリティが高いと言われていますが、導入費用が比較的高いことと、サーバーを管理する費用と物理的なスペースが必要になるため、小規模な宿泊施設にはあまり向きません。
一方のクラウド型は、比較的安価で手軽に導入できることが強みです。インターネットを利用するため、施設にいなくてもパソコンがあればどこからでも操作を行うことが可能です。
最近のトレンドはクラウド型ですが、施設の規模やニーズに合わせて検討するとよいでしょう。
まとめ
今回は、宿泊管理システム(PMS)の概要と主な機能、施設に合ったシステムを選ぶ際のポイントをご紹介しました。
宿泊管理システム(PMS)を旅館で活用することによって、業務効率が改善され、顧客サービスの向上、ひいては売り上げアップにもつながる可能性があるということを、ご理解いただけたのではないでしょうか。
「宿泊管理システム(PMS)については理解したけれど、自分の旅館ではまずは何を検討すればいいのか具体的にわからない」という方はお気軽にご相談ください。
